Inteligência de Negócios, também conhecida como Business Intelligence (BI), ganhou seu espaço nos últimos anos. Conforme as empresas geram cada vez mais dados, cresce a necessidade de sistemas estruturados que possam armazenar, processar e visualizar dados com eficiência – e é aí que as soluções de BI se destacam.
Para quem não sabe, o BI pode ser conceituado através da definição da empresa Tableau Software como:
“[…] uma infraestrutura que coleta e analisa grandes quantidades de dados para dar às organizações uma imagem clara e abrangente de seus dados. O objetivo de um sistema de BI é fornecer às partes interessadas uma visão clara e personalizada de seus dados para capacitá-los a tomar decisões baseadas em dados.”
As infraestruturas de Business Intelligence trazem benefícios para quem as adota, como: relatórios mais rápidos, automatização de tarefas repetitivas, melhores decisões de negócios, aumento de receitas, vantagens competitivas e muito mais. Mas todas essas vantagens não virão instantaneamente, pois as empresas precisam investir recursos (e tempo) em sua cultura de BI. É neste momento que vemos organizações em diferentes estágios de maturidade em Business Intelligence.
Algumas organizações, surpreendentemente, ainda não possuem soluções de BI; outras ainda são iniciantes, e algumas atingiram níveis intermediários ou avançados, mas todas compartilham uma coisa em comum: todas ainda têm problemas que podem ser resolvidos com uma consultoria de BI.
Neste artigo, falaremos sobre problemas comuns que vemos em empresas em diferentes estágios de maturidade de BI e que podem ser resolvidos com a consultoria de BI. Continue a leitura, pois talvez você veja sua situação descrita aqui!
1. A Consultoria de BI pode diagnosticar uma falta de conhecimento sobre onde sua empresa está
Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, disse uma vez que “se você não pode medir, não pode gerenciar”.
Diversas empresas enfrentam um problema que está muito alinhado à fala de Drucker: elas não geram nenhum dado sobre seus processos e operações. Isso é ruim, uma vez que deixa a gestão no escuro em relação à situação atual da empresa, sem saber informações críticas sobre seus negócios. Por exemplo: o número de unidades vendidas naquele dia, a satisfação do cliente ou a taxa de falha do produto.
Essas empresas ficam, então, impossibilitadas de melhorar efetivamente, pois não conseguem saber se suas ações de fato vão resultar em melhores resultados para aquelas métricas ou não, tendo apenas a comprovação anedótica – o famoso “pressentimento”. É por isso que, para gerir e melhorar o seu negócio, você precisa entender a situação atual dele. E a melhor forma de conseguir esse entendimento é por meio da análise de dados.
Se você tiver bons dados sobre algo – um processo de fabricação, um departamento de vendas ou uma empresa inteira – e possuir os meios para analisá-los, poderá entender facilmente seus pontos fortes e fracos e criar planos de como melhorar com base nisso. E é aí que a consultoria de BI pode ajudar.
Afinal, através das soluções de Business Intelligence, as empresas constroem a infraestrutura e a cultura necessárias para gerar e analisar os dados necessários para melhorar seus processos de forma saudável e escalável.
2. A imprevisibilidade do seu processo de negócios
Outro problema que as organizações que ainda não contam com uma consultoria de BI costumam ter é a falta de previsibilidade sobre seus processos. Para ilustrar, vamos pensar em um cenário de vendas, mas a mesma lógica pode se aplicar à fabricação, Customer Success, retenção de funcionários e muito mais.
É comum ter resultados diferentes em diferentes épocas do ano nesse setor, algo que podemos chamar de sazonalidade. A maioria das empresas de varejo tem seus melhores resultados nas férias de final de ano, por exemplo, enquanto estabelecimentos que vendem material escolar estarão no auge no início e na metade dos anos letivos.
Os dados históricos ajudam a diagnosticar a sazonalidade. No caso, as empresas acompanham seus recordes diários de vendas ao longo de muitos anos. A partir desse acompanhamento, pode-se verificar os meses com melhor desempenho, e esse tipo de informação é crucial para os negócios, para que possam planejar metas, turnos e estoques em conformidade com o período do ano.
Porém, a análise de sazonalidade é apenas uma das muitas maneiras pelas quais os dados podem trazer previsibilidade ao seu negócio. Qualquer padrão que você identificar pode ser útil para trazer mais previsibilidade ao seu negócio. Um exemplo seria um aumento maior do que o normal nas vendas após a veiculação de um novo anúncio direcionado a um público inexplorado. Isso pode ser um indicador de que esse público tem potencial para trazer resultados ainda melhores se você investir mais nele.
Por fim, empresas com sistemas de BI mais avançados os usarão para alimentar algoritmos de Machine Learning que serão capazes de prever, com certa precisão, quanto crescerão nos próximos meses. Isso fornece aos tomadores de decisão muitas informações, para que eles possam tomar a melhor decisão possível naquele momento.
3. Uma consultoria de BI pode ajudar com dados conflitantes
Outro problema relacionado a dados que as empresas que geram e analisam dados podem encontrar é a falta de confiabilidade dos dados.
Digamos que você implementou um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente que rastreia e armazena seus clientes e dados de vendas. Esse sistema funciona de forma que qualquer analista pode exportar esses dados para o Excel e realizar as análises que precisa fazer do zero, gerando seus relatórios e enviando para a gerência, que tirará insights deles. Embora essa prática seja melhor que não ter dados nem relatórios, ela pode causar grandes problemas de integridade de dados.
Tais problemas começam quando não há uma maneira padrão de tratar seus dados. Você pode se deparar com dois cenários:
- Você pode encontrar relatórios com resultados conflitantes para os KPIs, pois diferentes analistas podem ter diferentes entendimentos dessa métrica ou podem simplesmente ter cometido erros ao lidar com os dados;
- Você também pode encontrar departamentos discutindo sobre qual é a maneira correta de calcular uma métrica. Isso também pode diminuir a confiança do seu funcionário no BI e na análise de dados, o que não é bom.
Essa complicação é ainda mais profunda quando há relatórios construídos em cima de outros relatórios, onde você precisará desvendar uma rede de manipulação incorreta de dados para entender a causa raiz das divergências. Isso vai exigir um maior trabalho de seus analistas que poderia ser direcionado para tarefas mais frutíferas.
Como resolver esse problema?
Existem várias maneiras de resolução, mas a melhor delas é através da implementação de um Data Warehouse (DW). Data Warehouses são a base da inteligência de negócios que compilam e padronizam dados de várias fontes de dados por meio dos processos Extract-Transform-Load (ETL) e Extract-Load-Transform (ELT). Há uma variedade de ferramentas e recursos on-line que o ajudarão a criar seu DW, mas essa tarefa pode ser desafiadora. Além disso, os DWs exigem manutenção consistente à medida que sua empresa cresce. Por isso, é melhor contar com uma consultoria de BI para tornar essa implantação o mais tranquila possível.
O que descrevemos acima ocorreu com um de nossos clientes. Eles estavam gerenciando seus dados por meio de planilhas descentralizadas, usando o Excel e o Planilhas Google. Isso gerava uma desconfiança geral nos relatórios apresentados, a falta de um local centralizado para acessar o painel e os relatórios, e também o frequente excesso de trabalho do analista.
Durante nosso tempo com eles, construímos um DW com Qlik Sense. Fizemos desde a extração de dados de várias planilhas e do seu CRM até os painéis finais. Isso possibilitou a realização de análises complexas sobre dados históricos e previsões básicas de vendas. Além disso, fez com que a gerência de vendas identificasse corretamente quais lojas precisavam de mais recursos e agisse sobre isso, além de ajudar muito seu analista, melhorando sua eficiência e seus resultados.
4. Demora na disponibilização de informações
Não basta que os dados estejam simplesmente disponíveis, eles precisam estar disponíveis o mais rápido possível. Os tomadores de decisão não podem esperar muito para obter as informações de que precisam. Isso implicaria em atrasos na tomada de decisões e poderia causar a perda de uma janela de tempo crítica para uma grande oportunidade de negócios.
Isso pode ocorrer com todos os tipos de negócios: desde quem está no início da jornada em BI até os que construíram um Data Warehouse, mas que é inadequado para lidar com o volume de dados gerados.
Com relação ao primeiro, a situação é semelhante à descrita ao item 3 deste post. Suponha que o conselho administrativo esteja tentando cortar custos e feche sua loja de pior desempenho. Eles solicitam ao analista um relatório sobre o desempenho de todas as unidades para identificar qual delas será cortada.
Como não há uma maneira padrão de armazenar e processar os dados de diferentes lojas, esse analista terá a tarefa de coletar dados de várias fontes, compilá-los e padronizá-los em um formato unificado para finalmente processar os números para gerar o relatório que o conselho exigia. Se essa organização tivesse investido em um Data Warehouse adequado, os dados já estariam armazenados de forma padronizada em todas as lojas. Além disso, os dados estariam mais acessíveis para quem precisasse conferi-los – o que facilitaria e muito o trabalho do analista.
Quanto ao segundo exemplo, a mera existência de um Data Warehouse não é suficiente para garantir que os dados serão tratados em tempo adequado. Quando as empresas crescem, é natural que o volume de dados que elas produzem também cresça. Então, investimentos em novos hardwares são necessários para acompanhar esse volume, mas não é incomum que isso não aconteça.
Quando essa situação ocorre, cada etapa do processo de ETL leva progressivamente mais tempo, podendo chegar a uma situação insustentável em que os dados demoram muito para serem disponibilizados. Outra razão para esse atraso pode ser que o Data Warehouse tenha sido construído de forma ineficiente. Nem todos os analistas e consultores de BI sabem como aproveitar o potencial de suas ferramentas para construir uma solução de alto desempenho para seus usuários finais, o que pode causar atrasos no processamento dos dados.
Como os consultores de BI da BIX resolveram esse problema?
Tudo isso é mais um motivo pelo qual é tão importante investir em serviços de consultoria de BI. Com os devidos processos de DWs e ETL configurados, você faz com que os dados de que precisa voltem para suas mãos mais rapidamente. Isso facilita a tomada de decisão da sua empresa.
Nós, da BIX, já vimos isso de perto em um de nossos clientes. A empresa ainda lidava com planilhas descentralizadas como fontes de dados, sem nenhum processo de ETL definido para alimentar seus painéis. Eles deram o primeiro passo para definir seu pipeline de ETL nos fluxos de dados do Power BI, e nós os ajudamos a refinar o processo com base nos requisitos de negócios e no que eles queriam realizar.
Além disso, também trabalhamos com seus dados para criar conjuntos de dados e relatórios em Power BI para quase todas as áreas de negócios da empresa. Assim, diminuiu o tempo de atualização de semanal para diário. A maior parte do trabalho dos analistas em relação aos dados foi totalmente automatizada e construímos análises complexas que não estavam disponíveis antes. Isso levou a melhores decisões baseadas em dados sendo tomadas pela administração.
Conte com uma consultoria de BI para resolver seus problemas!
Se sua empresa está enfrentando alguns dos problemas que descrevemos, você deve tomar medidas para tentar corrigi-los. Mas tenha cuidado, pois os problemas podem ser mais profundos do que parecem. Muitas das situações apontadas aqui não vão acontecer isoladamente. Por isso, você precisará de alguém com experiência em BI para diagnosticar exatamente o que está errado e definir o que é necessário para corrigir esses problemas.
Não tente resolver seus problemas sozinho. Conte com nossos recursos e know-how de nossos experts para otimizar as práticas de Business Intelligence da sua empresa e alcançar resultados incríveis!
