Automatize a exportação e o envio dos seus relatórios com Power Automate

Conteúdos deste artigo:

Se você trabalha com Power BI, precisa conhecer o Power Automate!

Nós sabemos que os dados precisam circular por vários setores de uma empresa para que ela seja totalmente data driven. Por isso, pode surgir a necessidade de líderes, gestores ou até mesmo os próprios usuários exportarem dados de um dashboard.

Mulher negra instruindo homem negro em computador.

Para facilitar essa troca de informações, você pode fazer a integração nativa entre Power Automate e Power BI. Assim, qualquer um consegue enviar arquivos e exportar dados clicando em um botão do seu relatório. Não sabe como? Nós ensinamos!

Ao final deste texto, vamos ter um botão no canto inferior esquerdo no nosso Relatório de Faturamento e Meta para gerar um arquivo em CSV automaticamente. Segue o tutorial!

Tela do aplicativo Power BI com relatório final.

Primeiros passos no Power Automate

Antes de começar, você precisará adicionar um visual customizado na Marketplace chamado “Power Automate”.

Aba "Visuais do Power BI". A busca por "power automate" resulta em um visual Power Automate, da Microsoft Corporation.
Adicionando o Power Automate no PBI Desktop.

Botão “Exportar CSV”

Nossa primeira tarefa é criar um botão para exportar os dados do relatório em um arquivo CSV direto na pasta do OneDrive.

Para isso, vamos precisar configurar o visual do Power Automate que acabamos de importar.

O primeiro passo é adicionar os dados:

Tela do aplicativo Power BI com instruções de uso do visual Power Automate: 1) Adicione dados; 2) Configure seu fluxo; 3) Aplique e compartilhe; 4) Formate seu botão.
Adicionando os valores.

Para adicionar os dados, basta selecionar o visual do Power Automate e arrastar os campos ou métricas que você quiser usar na exportação. No nosso exemplo, vamos usar Mês abrev. da tabela dCalendario + medida Faturamento + medida Meta + medida Diferença Meta.

Após incluir os seus campos de interesse, basta seguir as orientações do próprio visual. Nesse caso, você pode clicar nas reticências (“…”) e, em seguida, em “Editar”.

Zoom em tela do aplicativo Power BI com aba "..." aberta. A mensagem da aba é "Power Automate: Crie um botão que dispare tarefas automatizadas sem sair do Power BI."
Visual do Power Automate.

Se é a primeira vez que você está abrindo o Power Automate no Power BI Desktop, vai surgir na tela um botão para selecionar o país (Brasil). Depois, basta clicar em “Introdução” para continuar.

A partir de então, você pode seguir as instruções:

  1. Clique em “Novo”.
  2. Selecione “Fluxo da nuvem instantâneo”.
  3. Clique em “+New step”.
  4. Procure por “Compor”.
  5. Selecione “Compor — Operação de Dados”.
Colagem com telas do aplicativo Power BI. Na primeira, um recorte do botão "Novo" com menu suspenso (Etapa 1). O menu sugere "Iniciar a partir de um modelo: Modelo; Fluxo da nuvem instantâneo". O botão de fluxo está selecionado (Etapa 2). Na segunda tela, a aba Microsoft Power Automate está aberta e o botão "New step" selecionado (Etapa 3). Na terceira tela, a mesma aba indica "Choose an operation" e a busca pelo termo "compor" (Etapa 4) resulta na ação "Compor", com descrição "Operação de Dados" (Etapa 5).
Etapas 1 a 5
  1. Em “Entradas”, adicione “Tabelas do Power BI”.
Aba Microsoft Power Automate. Na seção "Compor", há o campo "Entradas". O campo permite a busca de conteúdo dinâmico e mostra uma lista de itens, dos quais "Tabela do Power BI" é selecionado.
Selecionando os dados.
  1. Clique em “+New step”.
  2. Selecione “Criar tabela CSV”.
  3. Selecione “Outputs” (gerados na etapa “Compor”) no campo “*From”.
Após o preenchimento da seção "Compor", é aberta a seção "Create CSV table". Nessa, há o campo "From". O campo permite a busca de conteúdo dinâmico e mostra uma lista de itens, dos quais "Outputs" é selecionado.
Selecionando Outputs correto.
  1. Clique em “+Next step”.
  2. Pesquise por “onedrive” e selecione “Criar arquivo OneDrive For Business” dentre as opções que aparecer.
  3. Ainda na mesma aba, preencha os campos com o caminho da pasta e o nome do arquivo onde você quer salvar o CSV. Note que o conteúdo será o “Output” da etapa 6.
Após o preenchimento da seção "Create CSV table", é aberta a seção "Criar arquivo". Nessa, há os campos "Caminho da Pasta", "Nome do arquivo" e "Conteúdo do arquivo". Esse permite a busca de conteúdo dinâmico e mostra uma lista de itens, dos quais "Output" é selecionado.
Selecionando Output da etapa 6.
  1. Por último, clique em “Salvar” e “Aplicar”.

Pronto! Nosso fluxo ficou assim:

Todas as seções estão preenchidas.
Configurando o local onde salvaremos o arquivo no OneDrive.

Volte para o relatório e veja que o botão “Run flow” vai aparecer ali. Depois você pode personalizá-lo para combinar com o seu dashboard!

Relatório final. O botão "Run flow" está em destaque.
Surgimento do botão “Run flow”.

Ao clicar no botão, você vai ativar o fluxo e vai surgir no seu OneDrive um arquivo chamado “Relatorio.csv”, conforme configuramos no passo 12.

Tela do aplicaativo Power BI com lista de arquivos salvos no local "My Files > Power Automate". O arquivo "Relatório.csv" está salvo.
Relatorio.csv salvo no OneDrive.

Enviando CSV por Email com o Power Automate

Agora vamos adicionar ao nosso fluxo uma etapa para enviar por e-mail.

Clique naqueles novamente nas reticências (“…”) acima do botão para a exportação em CSV e, em seguida, clique em “+New step”:

Aba Microsoft Power Automate. Todas as seções estão preenchidas e o botão "New step" está selecionado.
Adicionando uma nova etapa ao fluxo já existente.

Agora, siga as instruções:

  1. Digite “HTML” e selecione “Criar Tabela HTML”
A aba indica "Choose an operation" e a busca pelo termo "HTML" resulta na ação "Criar Tabela HTML", com descrição "Operação de Dados" (Etapa 5).
Etapa 1.
  1. Ainda nessa aba, selecione “Outputs” (gerados na etapa “Compor”) no campo “*From”.
Na seção "Create HTML table", há o campo "From". O campo permite a busca de conteúdo dinâmico e mostra uma lista de itens, dos quais "Outputs" é selecionado.
Selecionando “Outputs” correto.
  1. Clique em “+Next step”
  2. Pesquise por “Gmail” e selecione “Enviar email (V2)” dentre as opções. Você também pode usar outras plataformas de email, como Outlook.
  3. Ainda nessa aba, logue com a conta que deseja usar para enviar o e-mail, somente na primeira vez que estiver criando essa etapa do fluxo.
  • Preencha o campo “*Para” com o e-mail destinatário.
  • Preencha o campo “Assunto” com o assunto.
  • Clicando dentro do campo “Corpo”, vão surgir opções para inserir no conteúdo do e-mail. No exemplo, usamos o “Output” da etapa 1.
  • Preencha o campo “Anexos Nome — 1” com o nome que deseja dar ao arquivo CSV que iremos anexar.
  • Clicando dentro do campo “Anexos Conteúdo — 1”, vão surgir opções de anexo. No exemplo, usamos o “Output” da etapa “Criar tabela CSV”.
O fluxo é "On Power BI button clicked", "Compor", "Create CSV table", Criar arquivo", "Create HTML table", "Enviar email (V2)". No corpo do email, há o anexo "Output".
Etapa 4 com os campos definidos.

6. Por último, clique em “Salvar” e “Aplicar”.

Veja como ficou o e-mail recebido:

Tela de caixa de entrada de email com email "Seu relatório exportado" aberto. O assunto do email é uma tabela completa com as colunas Mês abrev., Faturamento, Meta e Diferença Meta.
E-mail recebido.

E, assim, você aprendeu a criar um fluxo simples para exportar dados de um dashboard de Faturamento e Meta para um arquivo CSV e salvar no OneDrive! Além disso, aproveitamos o mesmo fluxo para inserir novas etapas com o objetivo de adicionar no corpo e no anexo do e-mail os dados dos arquivos HTML e CSV exportados.Você pode ir muito mais além disso usando sua criatividade para automatizar as tarefas do seu dia-a-dia. Consegue ver cenários para o uso dessa integração no seu negócio? Fale conosco!