Sua empresa fez um investimento alto em uma ferramenta de BI que não está sendo ou que deixou de ser utilizada? Saiba você que, infelizmente, essa é uma situação bastante comum nas empresas que possuem uma tecnologia de Business Intelligence.
De acordo com Gartner:
“Organisations often develop and deploy hindsight-oriented reports and/or query applications focusing on metrics that users may find interesting, but they do not represent the operational or strategic controls used to facilitate business performance.”
Para começar, você já tentou usar algum software e ao abrí-lo você se sentiu como se estivesse na cabine do piloto de um avião e não sabia por onde começar? Pois é, esta é uma situação muito recorrente e que provavelmente já aconteceu com você.
As empresas estão cada vez mais preocupadas com o sucesso de uso dos seus produtos. Basta reparar em como cada vez mais os sistemas (principalmente apps e web) buscam ser intuitivos.
E essa deveria ser uma preocupação de todos! Ao iniciarmos um projeto, devemos pensar em como garantir a melhor experiência possível para usuário final. E aqui, vale um conselho de Jorge Paulo Lemann:
“O simples é sempre melhor do que o complicado.”
1ª regra: se a ferramenta for tão complexa quanto um painel de avião, seus usuários não irão utilizá-la. Ela deve ser simples e objetiva.
Entregar um projeto de valor para o cliente começa pelo desenvolvimento de uma excelente ferramenta. Aqui não há segredo para a excelência: basta que ela seja simples e útil para o usuário. Nesse momento, as perguntas a serem respondidas são: “Ele realmente precisa dessa ferramenta?” e “Ela vai facilitar a vida dele?”. Do contrário, há uma grande chance de que a ferramenta deixe de ser utilizada a longo prazo.
2ª regra: a ferramenta deve ser útil para o usuário.
Uma vez que temos uma ferramenta simples e que seja verdadeiramente útil para o usuário, o desafio agora é que os usuários finais saibam utilizá-la de forma correta para maximizar seus resultados. É aqui que você deve treinar seus usuários para que eles saibam os “porquês” e os “como” das perguntas anteriores. É preciso também ensinar como utilizá-la. Por mais que ela seja simples e intuitiva, é necessário detalhar a o funcionamento e os passos a serem realizados para maximizar sua utilização. Não só isso, é preciso também ter um canal de comunicação para sanar as dúvidas que irão surgir. Há inúmeras formas em que se pode fazer isso:
- Vídeo-aulas
- Treinamentos presenciais
- Webinars
- Manuais e FAQs
- Canais de ajuda ao usuário (call center, fóruns, centrais de chamados, e-mail)
3ª regra: treinar os usuários para que eles entendam o valor e como extrair o máximo da ferramenta. Também deve existir um canal de comunicação para sanar eventuais dúvidas.
Obedecendo essas 3 regras, as chances de sua ferramenta de BI ter sucesso e ser utilizada por todos com certeza vão aumentar. Nós da BIX Tecnologia tentamos sempre utilizá-las para garantir o sucesso dos nossos clientes.
E você? Tem na sua empresa uma ferramenta de BI que deixou de ser usada ou que não está sendo utilizada? Conte-nos sobre sua experiência nos comentários abaixo.
Também estamos a disposição para ajudar você no seu projeto de BI. Basta entrar em contato conosco que ficaremos felizes em ajudar!