[Case] Automatização de Relatórios via NPrinting

Uma empresa de grande porte, responsável por vender enormes quantidades em diversos pontos de venda espalhados pelo país, naturalmente exige o acompanhamento diário de seus principais indicadores – tarefa nada fácil de se realizar manualmente ao levar em conta o vasto número de lojas, vendedores e produtos.  O tempo, custo e trabalho excessivo que são demandados para montar relatórios confiáveis não blindam os mesmos de erros que podem gerar inconsistência de dados e afetar as tomadas de decisão.

Através de um artigo publicado pela Experian pode-se concluir que as maiores causas de inconsistência de dados são erro humano (em quase 65% dos casos!), informações vindas de múltiplas fontes de dados e empresas com mais de um canal – o que muitas vezes gera dados duplicados. Outro ponto importante é o fato de que em muitos casos os relatórios são enviados para endereços de e-mail errados e acabam por comprometer a segurança do negócio.

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Em um projeto recente, tive a oportunidade de solucionar estes problemas através da automatização de relatórios. O objetivo era montá-los e enviá-los diariamente para diferentes regiões em um contexto clássico: diferentes indicadores separados por uma variedade de tipos de produto e centenas de vendedores.

Devido à experiência adquirida em QlikView em projetos anteriores, pude importar e tratar os dados de maneira rápida e eficiente. Assim sendo, todas as informações necessárias para criar o report estavam à minha disposição, sendo necessário apenas organizá-las da melhor maneira. Após criar os cálculos e tabelas no QlikView, a solução foi integrá-lo com o NPrinting, para montagem e distribuição de relatórios.

A ferramenta é extremamente flexível, tendo inúmeras configurações possíveis. Abaixo seguem 5 características marcantes:

  1. Os objetos são importados diretamente do QlikView, e podem ser organizados no report através da facilidade drag-and-drop. Em casos onde não se deseja arrastar uma tabela inteira para o relatório, pode-se separar a mesma em diferentes níveis para organizar as linhas e colunas da maneira desejada.
  2. No que diz respeito ao formato dos relatórios, pode-se criar qualquer tipo de layout e formatar todos os dados dentro da própria ferramenta de forma simples e ágil.

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  1. Além das imagens e inúmeros tipos de gráfico que podem ser utilizados, é possível fazer o uso de fórmulas e variáveis diretamente no documento, que serão calculadas e atualizadas automaticamente cada vez que o relatório for gerado. Título, nome do destinatário, loja ou região são alguns exemplos onde variáveis podem ser utilizadas.
  2. Os filtros podem ser pré-definidos para o relatório como um todo ou para cada destinatário separadamente, tornando a automatização muito mais flexível e eficiente.
  3. Há inúmeras possíveis configurações de envio, com critérios variando desde o formato de documento a ser utilizado (conheça alguns formatos aqui) até a flexibilidade na frequência de envio. Tudo com garantia de qualidade e pontualidade na transmissão.

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Em um momento anterior ao projeto, os relatórios não eram enviados simplesmente por falta de tempo e capacidade para gerar com certa frequência documentos longos e precisos. Hoje, são enviados diariamente em diferentes formatos, cada qual personalizado especificamente para seu destinatário. Assim sendo, o valor acrescentado e os resultados obtidos com a implementação destas ferramentas são perceptíveis logo a curto prazo.

Pouco tempo após ocorrer o primeiro disparo automático dos e-mails recebemos feedbacks positivos de diferentes regiões onde a empresa se encontra. Critérios como pontualidade, objetividade e confiabilidade das informações, e facilidade na análise e interpretação dos dados são pontos fortes e rapidamente valorizados por quem recebe as informações cada manhã.  Implementada a automatização, sem nenhum clique extra, estas informações estarão constantemente na caixa de entrada das pessoas certas para que possam tomar as melhores decisões.

 

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